Quando è utile realizzare una Newsletter e quali sono i punti-chiave da considerare in fase di progettazione?

Partiamo con alcune informazioni generali. Il formato newsletter è una sorta di notiziario scritto, contenente o solo testo oppure sia testo sia immagini, diffuso periodicamente attraverso la posta elettronica. Oggi le newsletter sono per lo più in formato html, consentendo così l’utilizzo di immagini e un’impaginazione più gradevole; questo però potrebbe limitare la visualizzazione del contenuto perché non tutti i supporti digitali permettono la visione completa del messaggio (es. palmari, cellulari, ecc…). Infatti il 10% degli utenti destinatari di una newsletter preferirebbe riceverla esclusivamente in formato testo.

Aspetti normativi legati all’invio di newsletter

Veniamo subito agli aspetti legali. Quale regolamentazione è necessario seguire quando si decide di inviare una o più newsletter?
Lo strumento di comunicazione “newsletter” deve sottostare alla normativa sulla privacy, della quale si occupa il Garante (http://www.garanteprivacy.it/garante/doc.jsp?ID=432448 ), che afferma come sia vietato inviare messaggi informativi o pubblicitari non sollecitati.
In ambito comunicazione e marketing la newsletter è definita come una delle forme di promozione online del proprio prodotto/servizio o anche del proprio brand, fornendo un valore aggiunto al potenziale o acquisito cliente.

Quante volte al mese può essere inviata una newsletter?

La frequenza di invio è variabile, può essere giornaliera o mensile-saltuaria, dipende dai contenuti della newsletter, dal soggetto mittente, dal target dei destinatari. E’ fondamentale non invadere con invii molto ravvicinati la sfera privata del destinatario; bisogna trovare il giusto equilibro tra l’invio delle informazioni e la disponibilità e l’attenzione di chi le riceve.

La newsletter come strumento di fidelizzazione dei clienti

Ora vedremo cos’è esattamente una newsletter e a quali modalità di approccio e comunicazione è soggetta, per essere un valore e non uno strumento intrusivo.
La newsletter è uno strumento utile per trasformare potenziali clienti in clienti effettivi e per fidelizzare i clienti attuali; essa può infatti essere utilizzata per comunicare novità commerciali quali, ad esempio, promozioni, nuovi prodotti, fiere oppure approfondimenti ed aggiornamenti su argomenti specifici e di settore. La newsletter può contenere all’interno del messaggio dei link alle pagine del sito aziendale; caratteristica peculiare per mantenere ed incrementare il traffico del proprio sito.

L’importanza di creare sempre il giusto equilibrio tra contenuti testuali ed elementi grafici.
Le parti essenziali di una newsletter devono essere preferibilimente testuali, mentre la grafica – che non deve essere preponderante sul testo – deve fungere da supporto al testo e all’immagine dell’azienda o del prodotto: “The content is king, the design is queen”.
La visibilità prima di tutto e molta attenzione a non commettere errori che potrebbero mettere a repentaglio la reputazione del prodotto o dell’azienda.
Altro elemento cardine per costruire una buona newsletter è quello di inserire nel corpo della stessa dei link in modo da facilitare la ricerca attraverso l’uso dei motori di ricerca; a tale scopo è fondamentale utilizzare le parole chiavi corrette per migliorare il posizionamento e la ricerca.

Se in un paio di secondi avete catturato l’attenzione del destinatario della newsletter, utilizzando la giusta “Mail from” (cioè il mittente), meglio utilizzare mail personalizzate e non generiche (non gentile cliente, ma gentile Mario Rossi), e il corretto “Subject” (l’oggetto della mail che deve esplicito e accattivante), allora avete raggiunto con successo il vostro obiettivo e il vostro target.

Modalità di registrazione alla newsletter

Si possono offrire diverse modalità di iscrizione alla propria newsletter:
a) Opt-In (Permission Marketing), essa prevede che l’interessato si iscriva alla newsletter fornendo il proprio consenso a ricevere i futuri messaggi.
b) Confirmed Opt-In, essa è come il caso precedente ma in più l’abbonato riceve un messaggio via email di conferma di avvenuta iscrizione.
c) Double Opt-In, essa prevede che colui che si iscrive riceva un messaggio di posta elettronica al quale deve obbligatoriamente rispondere in modo da perfezionare l’iscrizione; questa modalità garantisce il massimo rispetto della privacy ma è sconsigliata in quanto richiede troppo tempo da parte del cliente e spesso viene abbandonata l’iscrizione prima del suo completamento.
d) Opt-Out, con questa tipologia l’utente viene abbonato a sua insaputa senza aver fornito il suo consenso esplicito. Nel messaggio di email che riceve ci sono le istruzioni per l’eventuale cancellazione dalla newsletter. Questa modalità in base alle regole della Netiquette (e anche alle indicazioni del garante della privacy), è da considerarsi spamming.

Cosa posso fare per aumentare l’efficacia della mia newsletter?

E’ importante definire un piano di diffusione e poi rispettarlo, un layout standard del messaggio da usare ogni qualvolta si invia la newsletter per aumentare la fidelizzazione del cliente, indicare sempre all’abbonato un modo semplice e chiaro per cancellare la sua iscrizione.
Inoltre bisogna sempre tenere aggiornato il database collegato, dare la possibilità al destinatario di rispondere alla mail creando un rapporto diretto con il mittente e anche di cancellarsi nel caso non fosse di suo interesse il contenuto.

Come far diventare la newsletter uno strumento efficace e utile

Ci sono due regole fondamentali, deontologiche ma anche convenienti: il rispetto del destinatario e la reputazione. Valori tra loro connessi in quanto la mancanza di rispetto del destinatario può provocare il rifiuto del messaggio, e il rifiuto viene a sua volta ‘censito’ dal sistema che aggiungerà a quel mittente ulteriori filtri al passaggio dei dati attraverso la rete.
La comunicazione via Internet trova impieghi sempre nuovi in azienda e negli enti pubblici e la facilità da parte del pubblico a trovare informazioni sulla rete è proporzionale al livello di alta professionalità ormai necessario per poter utilizzare in maniera efficace sia la newsletter che altri strumenti della rete, noti come social networks.

Vediamo infine come misurare i risultati della newsletter

Efficacia e utilità della newsletter sono, oggi, facilmente misurabili grazie ai servizi di statistica collegate al programma di newsletter. Esse permettono di capire qual è la tipologia di testo e di grafica da utilizzare per raggiungere il maggior numero di utenti e fidelizzarli all’azienda o al prodotto, oggetto della comunicazione.